▶ 이전 구글 드라이브 관련 포스팅

이렇게 정리하다 보니 그래도 꽤 많은 포스팅을 했네요. 위 포스팅에서 여러 번 언급했던 것처럼 구글 드라이브, 구글 스프레드 시트, 구글 문서를 요 근래 계속 사용하면서 좋은 점을 많이 발견했기 때문인 것 같습니다. 좋다고 느껴 사용하다 보니 또 다른 좋은 점이 발견되고 그것을 공유하고 싶은 마음이 들어 이렇게 계속 관련 포스팅을 하는 것이죠. 오늘은 구글 드라이브의 꽃이라고 할 수 있는 것입니다. 바로 '파일 공유' 및 '공동 작업'에 관한 글입니다. 그럼 어떻게 하는 것인지 알아볼까요?

구글 드라이브의 파일 공유 및 공동 작업하는 방법

구글 드라이브를 이용하면서 가장 마음에 들고 또한 강력한 장점이라고 생각하는 것이 바로 오늘 배우는 '파일 공유' 및 '공동 작업'입니다. 다른 기능도 좋지만 만일 이 기능이 없었다면 제가 이렇게까지 구글 드라이브에 대해 공부하고 관련 글을 포스팅하지 않았을지도 모릅니다. '파일 공유' 및 '공동 작업' 기능 덕분에 최신 저장 파일을 고민할 필요 없고 다른 팀원들과 파일 관리 때문에 신경 쓸 일이 없어졌기 때문이죠. 실시간 저장에 실시간 공동 작업! 정말 강력한 기능입니다.

그럼 어떻게 하면 되는지 같이 따라 하며 확인해 볼까요?

파일 공유

구글 드라이브에서 파일을 공유할 때 구글 드라이브 내의 모든 파일을 공유할 수도 있지만 그렇게 하는 것은 바람직하지 않을 것입니다. 팀원의 지위에 따라 접근할 수 있는 파일을 구분해서 공유하는 것이 더 효율적이라 생각합니다. 팀장이 관리해야 하는 것이 있고 팀원과 공동으로 작업해야 하는 것도 있으니 구분해서 공유 기능을 설정하는 것이 낫겠죠.

구글 드라이브를 사용하여 팀원과 세미나를 준비하는 것을 예로 들어보겠습니다. 세미나 준비하는 과정에 많은 것들이 포함되어 있잖아요? 그 과정을 정리하는 파일마다 필요한 공유 기능을 적용하는 것이 좋을 것이라 생각합니다. 다음과 같은 파일을 가지고 공유 기능을 할당해보도록 하겠습니다.

세미나 비용이 포함된 스프레드 시트와 같이 비공개로 보관하는 파일
세미나 일정 및 계획이 담긴 문서같이 팀원들과 함께 만들어 편집할 수 있는 파일
팀장이 팀원들과 공유하는 뉴스 레터 및 공지 사항과 같이 공개적으로 공유하지만 다른 사람이 수정할 수 없는 파일

보다시피 파일별로 공유 범위 및 편집 권한이 다를 수 있습니다. 공개해서 읽기만 허용해야 하는 파일, 공동으로 수정할 수 있는 파일 등 제각가 성향이 다르죠. 그러니 구글 드라이브 전체를 공유하고 편집 권한을 다 허용하는 것은 바람직하지 않은 방법입니다.

각 공유 파일에 대한 설정은 처음 파일을 공유하는 이유에 따라 달라지겠죠. 일정 범위의 그룹과 파일을 공유하는 경우 공동 작업자는 구글 계정으로 로그인하여 파일을 읽거나 편집할 수 있습니다. 하지만 더 넓은 범위의 그룹과 파일을 공유하거나 공개로 설정하면 공동 작업자가 파일에 액세스 하는 데 구글 계정 없이도 작업 가능하도록 할 수 있습니다.

제한된 사용자 그룹과 구글 드라이브 내 파일을 공유하기

공유할 파일을 찾아 선택한 다음 공유 버튼을 클릭합니다.

대화 상자가 나타납니다. 에서 사람들의 상자, 파일을 공유하고자 하는 사람의 이메일 주소를 입력합니다. 원하는 경우 파일을 공유하는 사람에게 이메일로 보낼 메시지를 추가할 수 있습니다.

메시지를 입력하고 파일에 대한 권한(편집자, 뷰어-읽기만 가능, 댓글 작성자)을 설정한 뒤 보내기를 클릭합니다. 간단히 파일이 공유됩니다.

링크로 구글 드라이브 내 파일 공유하기

구글 드라이브의 파일들을 링크를 통해 더 많은 사람들과 쉽게 공유할 수 있습니다. 링크는 기본적으로 공유하려는 파일에 대한 URL 또는 웹 주소입니다. 이는 음악 또는 비디오 파일과 같이 이메일의 첨부 파일로 보내기에 용량이 너무 큰 파일에 특히 유용할 수 있습니다. 카페나 밴드 등 공개된 웹 페이지에 링크를 게시하여 파일을 공유할 수도 있습니다. 링크를 클릭하는 사람은 누구나 공개된 파일에 접속할 수 있습니다.

구글 드라이브 내 파일을 링크로 공유하기

공개적으로 공유할 파일을 선택한 다음 공유 버튼을 클릭합니다.

위와 같은 파일 공유 대화 상자가 나타납니다. 여기서 아래 링크 보기를 클릭한 뒤 원하는 설정을 한 뒤 링크 복사를 클릭하면 됩니다. 그럼 링크가 클립 보드에 복사됩니다. 그런 다음 이메일 메시지나 웹에 링크를 붙여 넣어 파일을 공유할 수 있습니다. 작업이 완료되면 완료 클릭. 아래 움짤을 보시면 여러 설정이 가능하니 파일의 성격에 맞게 설정하시면 될 것입니다.

나와 공유된 파일 확인하기

다른 사람들이 나와 파일을 공유하도록 선택할 수도 있습니다. 이러한 파일은 '공유 문서함'에 나타납니다. 때론 공유 문서함에 있는 파일을 내 구글 드라이브의 파일로 액세스 하고 싶은 경우가 있을 것입니다. 이런 경우 원하는 파일을 이동할 수 있습니다. 공유 문서함 폴더에서 원하는 파일 위에 마우스를 올린 다음 마우스 우 클릭하여 메뉴 중 '드라이브에 바로가기 추가'를 선택합니다. 그럼 내 구글 드라이브로 이동됩니다.

이상으로 구글 드라이브의 꽃이라고 할 수 있는 파일 공유 기능에 대해 알아보았습니다. 이 기능 때문에 구글 드라이브에 푹 빠진 것이라 해도 과언이 아닐 것입니다.

멋진 공유 기능으로 다른 작업자들과 손쉽고 편하게 파일 공동 작업 할 수 있었으면 좋겠습니다.

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